E-Rechnung wird 2027 Pflicht: was Ihr Shop und Ihre Webanwendung brauchen

Ab 01.01.2027 ist die E-Rechnung Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Die E-Rechnung ab 2027 gilt für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland, also im B2B-Geschäft. Ab 01.01.2028 gilt sie für fast alle übrigen Unternehmen. Empfangen können müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen schon seit 01.01.2025.

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Als E-Rechnung gilt in der Regel eine Datei nach der europäischen Norm EN 16931, die ein Buchhaltungsprogramm ohne Abtippen einliest. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD. Ihr Shop oder Ihre Firmensoftware muss diese Datei erzeugen und sollte sie vor dem Versand prüfen. Aufbewahren müssen Sie die Datei acht Jahre.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für wen?

Die Pflicht beginnt am 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und am 01.01.2028 für fast alle übrigen.

Für die Grenze von 800.000 € im Jahr 2027 zählt Ihr Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 19 Abs. 2 UStG) aus dem Jahr 2026.

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Bei Leistungen aus 2026 entscheidet das Versanddatum der Rechnung. Verschicken Sie die Rechnung an einen Firmenkunden erst ab 01.01.2027, muss sie nach dem Gesetzeswortlaut eine E-Rechnung sein. Das gilt auch für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz, deren Übergangsregel nur Leistungen ab 2027 erfasst. Ob die Umsatzgrenze für Ihr Unternehmen greift, würde ich mit Ihrem Steuerberater klären. Dieser Artikel erklärt Fristen und Technik, er ersetzt keine Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung und warum reicht ein PDF nicht mehr?

Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Format, das ein Programm ohne Abtippen auslesen kann. Ein einfaches PDF zeigt die Rechnung dagegen nur für das Auge. Das Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 15.10.2025) zählt das einfache PDF deshalb ausdrücklich zu den sonstigen Rechnungen. So heißen alle Rechnungen auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format.

Die Norm EN 16931 legt fest, welche Angabe in welchem Feld einer XML-Datei steht (einer Textdatei mit fest benannten Feldern, etwa für Rechnungsnummer, Steuersatz oder Gesamtbetrag). Alle Pflichtangaben müssen in diesen Feldern stehen, ein Verweis auf einen Anhang oder Link genügt nicht.

Wie sieht eine E-Rechnung aus? Ein Beispiel

Eine E-Rechnung enthält dieselben Angaben wie eine gewohnte Rechnung, nur steht jede Angabe in einem eigenen Feld der XML-Datei. Die Tabelle zeigt es an einer Beispielrechnung über 10 Stück zu je 12,50 €.

Weil jeder Betrag in einem eigenen Feld steht, kann ein Prüfprogramm nachrechnen, ob Steuersatz und Steuerbetrag zusammenpassen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Eine XRechnung besteht nur aus der XML-Datei, ohne sichtbares Rechnungsbild. Bei ZUGFeRD stecken dieselben Daten als XML-Datei in einem PDF. Beide erfüllen die Norm EN 16931, ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Erzeugt Ihr Shop schon ZUGFeRD, lohnt ein Blick auf Version und Profil (die Ausbaustufe mit mehr oder weniger Angaben). Steht dort MINIMUM oder BASIC-WL, reicht die Datei nicht.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung. Die Verordnung verlangt grundsätzlich die XRechnung und die Leitweg-ID der Behörde (eine Kennung, über die die Rechnung elektronisch bei der richtigen Stelle ankommt). Zwischen Unternehmen schreibt § 14 UStG keine Leitweg-ID vor.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen aus dem Onlineshop an Privatkunden?

Nein. Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter die Pflicht, denn sie betrifft nur das Geschäft zwischen Unternehmen, kurz B2B. Dort gilt sie, wenn ein Unternehmen für sein Unternehmen kauft und beide im Inland ansässig sind.

Ein Shop mit Privat- und Geschäftskunden braucht deshalb beides: die gewohnte Rechnung und die E-Rechnung. Er muss erkennen, ob jemand als Unternehmen bestellt. Ein Anhaltspunkt kann laut Bundesfinanzministerium die Umsatzsteuer-ID des Kunden sein. Ob dafür ein Firmenname im Bestellformular genügt, würde ich mit Ihrem Steuerberater klären.

Weitere Ausnahmen

Ausgenommen sind vor allem Rechnungen bis 250 € brutto, Kleinunternehmer und viele steuerfreie Umsätze. Das Bundesfinanzministerium nennt diese Fälle in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026):

• Rechnungen bis 250 € brutto dürfen als sonstige Rechnung gehen (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Das gilt nicht, wenn Ihr Kunde die Umsatzsteuer schuldet, etwa bei Bauleistungen an Baufirmen.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
• Für viele steuerfreie Umsätze gilt die Pflicht nicht, etwa für steuerfreie Finanzdienstleistungen.

Für Shops mit kleinen Warenkörben heißt das: Bis 250 € reicht in der Regel weiter die gewohnte Rechnung. Ob Ihr Shop für den Rest gerüstet ist, sage ich Ihnen in einer kostenlosen Ersteinschätzung nach Ihrer Beschreibung. Wie ich bestehende Shops nachrüste, zeigt die Seite Software modernisieren lassen.

Was muss ein Shop oder eine Individualsoftware technisch können?

Beide brauchen fünf Dinge: vollständige Daten, die richtige Ausgabe, eine Prüfung, einen Versandweg und ein Archiv. Erzeugt Ihr Shop heute schon Rechnungen, ist die Grundlage da.

1. Vollständige Daten. Jede Pflichtangabe muss als eigenes Feld vorliegen, etwa Käufer mit Anschrift, Leistungsdatum, Positionen mit Mengen, Steuersatz und Steuerbetrag. Steht der Steuersatz nur im Rechnungstext, braucht er zuerst ein eigenes Feld. Eine Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD zeigt, welche Pflichtangabe in welches Feld gehört. Die Finanzverwaltung empfiehlt, die jeweils aktuelle Fassung zu nutzen.
2. Ausgabe nach EN 16931. Ihr Shop oder Ihre Webanwendung schreibt diese Felder in eine XML-Datei, als XRechnung oder als ZUGFeRD. Die Beträge müssen dabei rechnerisch aufgehen, auch bei Rabatten und Versandkosten. Beruhen Ihre Rechnungen auf Bruttopreisen, duldet das Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 15.10.2026) für Rechnungen, die bis 31.12.2027 ausgestellt werden, eine vereinfachte Form. Die XML-Datei nennt dann nur die Summen je Steuersatz mit Steuerbetrag. Die einzelnen Positionen stehen in einem eingebetteten, lesbaren Anhang, auf den die XML-Datei hinweist.
3. Prüfung vor dem Versand. Ein Validator (ein Prüfprogramm) kontrolliert jede Datei gegen die Regeln der Norm.
4. Versand. Das Gesetz schreibt keinen Weg vor. Möglich sind E-Mail, ein Download im Kundenkonto oder eine Schnittstelle zur Software des Kunden.
5. Archiv. Die XML-Datei wird acht Jahre unverändert aufbewahrt.

Wie prüfen Sie, ob eine E-Rechnung gültig ist?

Eine E-Rechnung prüfen Sie mit einem Validator, der die Datei mit den Regeln der Norm abgleicht. Die KoSIT stellt einen solchen Validator als freie Software bereit. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt, schon beim Erstellen und beim Versand zu prüfen.

Der Validator findet zwei Arten von Fehlern:

• Formatfehler: Die Datei hat nicht die vorgeschriebene Struktur. Dann ist sie steuerlich keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
• Geschäftsregelfehler: Angaben fehlen oder widersprechen sich. Ein Beispiel des Ministeriums: Der Steuerbetrag passt rechnerisch nicht zum angegebenen Steuersatz.

Gilt für Sie die Pflicht und erhält ein Firmenkunde trotzdem eine sonstige Rechnung, etwa ein einfaches PDF, ist das laut Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 15.10.2025) keine ordnungsmäßige Rechnung. Ist sie inhaltlich richtig und vollständig, kann Ihr Kunde die Vorsteuer laut Ministerium in der Regel trotzdem abziehen. Sonst braucht er dafür eine E-Rechnung, die die erste Rechnung berichtigt. Wie das in seinem Fall aussieht, klärt sein Steuerberater.

Eine bestandene Prüfung heißt nicht, dass die Rechnung inhaltlich stimmt: Ein falscher Steuersatz kann formal gültig sein. Den Prüfbericht heben Sie am besten als Nachweis auf, das rät auch das Bundesfinanzministerium.

Wie lange und in welcher Form müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Aufbewahrt werden E-Rechnungen acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Aufzubewahren ist mindestens die XML-Datei, unverändert in ihrer ursprünglichen Form. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes PDF genügt deshalb nicht.

Ein Archivsystem nach den GoBD, den Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung, ist umsatzsteuerlich laut Bundesfinanzministerium in der Regel nicht nötig. Für die Buchführung gelten die GoBD trotzdem. Ihre Webanwendung legt deshalb jede erzeugte XML-Datei ab und überschreibt sie nie. Eine Korrektur verschickt sie als eigene E-Rechnung.

Was müssen Sie beim Empfang von E-Rechnungen beachten?

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Sie müssen die XML-Datei aber lesen können und acht Jahre unverändert aufbewahren.

Wer E-Rechnungen nicht annehmen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Zum Lesen einer XRechnung bietet die Finanzverwaltung einen E-Rechnungsviewer unter e-rechnung.elster.de an.

Weil bei ZUGFeRD die XML-Datei zählt, empfiehlt das Bundesfinanzministerium, den XML-Teil selbst anzuzeigen.

Damit E-Rechnungen im Alltag nicht liegen bleiben, helfen drei Festlegungen:

• Eine feste Eingangsadresse. Alle Lieferanten kennen dieselbe Adresse für Rechnungen und jemand sieht dort regelmäßig nach.
• Eine klare Zuständigkeit. Es steht fest, wer eine Rechnung prüft, freigibt und bucht.
• Direkt einlesen. Bei vielen Eingangsrechnungen lohnt es sich, die XML-Datei direkt in die Buchhaltung einzulesen, statt sie auszudrucken.

Nachrüsten oder neues System: Was ist sinnvoller?

Nachrüsten genügt, wenn die Rechnungsdaten vollständig in der Datenbank liegen. Dann kommt ein Baustein dazu, der die XML-Datei erzeugt, sie prüft und ablegt.

Ein neues System lohnt sich erst, wenn die Webanwendung ohnehin ersetzt werden muss, etwa weil sie fachlich nicht mehr zu Ihren Abläufen passt. Eine veraltete PHP-Version macht das nicht automatisch nötig, oft genügt ein Update.

Aus der Praxis: E-Rechnung im Shop eines Onlinehändlers

Was Sie jetzt tun können

1. Umsatzgrenze klären. Am besten lassen Sie Ihren Steuerberater bestätigen, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt. Davon hängt ab, ob Ihre Pflicht am 01.01.2027 oder am 01.01.2028 beginnt. Rechnungen für Leistungen aus 2026 verschicken Sie am besten noch 2026.
2. Testrechnung erzeugen. Eine Testbestellung als Geschäftskunde zeigt, ob Ihr Shop eine XML-Datei erzeugt und ob sie den Validator besteht.
3. Eingang prüfen. Ich würde beim Anbieter Ihrer Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware nachfragen, ob sie die XML-Datei einer E-Rechnung einliest.
4. Umstellung vor dem Stichtag testen. Ich würde Ausgabe, Prüfung, Versand und Archiv so planen, dass alles im Dezember 2026 mit echten Bestellungen läuft.

Häufige Fragen

Quellen

1. Umsatzsteuergesetz und Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, geltende Fassung, § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen), § 14b UStG (Aufbewahrung), § 19 Abs. 2 UStG (Gesamtumsatz), § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsfristen) und § 33 UStDV (Kleinbeträge)
2. E-Rechnungsverordnung des Bundes, geltende Fassung, § 4 (Datenmodell und Übermittlung) und § 5 (Inhalt der elektronischen Rechnung)
3. Bundesministerium der Finanzen, Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15.10.2025, Schreiben „Ergänzende Regelungen“ vom 15.10.2026 und Fragen und Antworten, Stand Oktober 2026
4. Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates zur Änderung der Mehrwertsteuer-Richtlinie (E-Rechnung und Meldung im EU-Handel ab 01.07.2030), 11.03.2025
5. Eigene Projektdaten, Stand Oktober 2026

Quellen abgerufen am 29.10.2026