Belege und Formulare werden abgetippt
Angebote, Lieferscheine, Kostenpläne kommen als PDF oder Foto. Jemand liest sie und tippt die Werte ein. Das kostet jeden Tag Zeit und dabei entstehen leicht Tippfehler.
Matthias Gora
Webentwickler
Prozessautomatisierung für den Mittelstand, die Ihren Mitarbeitern Handarbeit abnimmt
Ich automatisiere wiederkehrende Arbeit wie Abtippen, Prüfen und Kopieren direkt in der Software, die Sie schon haben. KI setze ich dort ein, wo feste Regeln nicht ausreichen.
Ersteinschätzung anfragenKostenlose Ersteinschätzung · Antwort in wenigen Stunden, auch am Wochenende
Seit 19 Jahren selbstständig
Informatikstudium RWTH Aachen
IT-Haftpflicht versichert
Woran Sie merken, dass es Zeit ist
Automatisierung lohnt sich nicht erst im Konzern, sondern sobald mehrere Mitarbeiter jede Woche dieselben Daten von Hand bewegen.
Excel lebt neben der Software
Listen werden exportiert, von Hand ergänzt und wieder importiert. Dabei entstehen leicht Abweichungen zwischen Liste und Software.
Berichte entstehen jede Woche neu
Zahlen aus mehreren Systemen werden jede Woche von Hand in eine Tabelle übertragen. Bis der Bericht fertig ist, sind manche davon schon nicht mehr aktuell.
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Automatisierung in Ihrer vorhandenen Software, kein neues System
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Feste Regeln, wo sie reichen. KI nur dort, wo sie wirklich hilft
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Die Maschine schlägt vor, Ihre Mitarbeiter geben frei
So gehen wir vor
Wir fangen bei dem Ablauf an, der Sie am meisten Zeit kostet.
1
Ablauf ansehen
Im kostenlosen Erstgespräch zeigen Sie mir an echten Beispielen, wie der Ablauf heute läuft. Ich frage nach, bis ich jeden Schritt verstanden habe.
2
Umfang und Festpreis
Ich halte schriftlich fest, welche Schritte sich automatisieren lassen, was sie bringen und was ausdrücklich nicht zum Umfang gehört. Darauf beruht das Festpreisangebot, aufgeteilt in Phasen.
3
Probelauf mit echten Daten
Ich baue den ersten Schritt auf einer Kopie Ihres Systems und lasse Ihre echten Daten durchlaufen. Sie sehen Ergebnisse, bevor es mit der nächsten Phase weitergeht.
4
Abnahme mit Messung
Wir prüfen gemeinsam, wie viele Fälle ohne Eingriff durchlaufen und wo es eine Freigabe braucht. Erst dann geht es in den Betrieb.
5
Betrieb und Anpassung
Die Automatisierung läuft in Ihrer Software. Ändern sich Formulare oder Regeln, passe ich sie an. Ihr Ansprechpartner bleibe ich auch nach Jahren.
Erstgespräch und eine erste Aufwandsschätzung sind kostenlos. Übergabe und Dokumentation sind im Festpreis enthalten. Neue Projekte beginnen bei etwa 5.000 €. Ich habe mich auf individuelle Software und gewachsene Systeme spezialisiert. Solche Projekte brauchen Einarbeitung, Planung in Phasen, Tests und eine Abnahme mit Ihnen. Kleiner lässt sich das nicht sorgfältig umsetzen. Für eine kleinere Neuentwicklung ist ein fertiges Programm oft die bessere Wahl. Keine Mindestgröße gilt für bestehende Kunden und für kleine Anpassungen an bestehenden Systemen. Solche Anpassungen rechne ich nach Aufwand ab.
Beispiele aus der Praxis
Beispiele aus meinen Kundenprojekten.
Fallstudie
Heil- und Kostenpläne automatisch auslesen
2te-ZahnarztMeinung.de, Gesundheitsplattform mit über 225.000 Nutzern
Ausgangssituation
Patienten laden Heil- und Kostenpläne hoch, als PDF, Scan oder Handyfoto. Mitarbeiter lasen jeden Plan und tippten die Angaben von Hand in die Plattform ab.
Lösung
Die Software liest die Pläne jetzt selbst, auch schiefe Handyfotos. Sie trägt die Angaben als Vorschlag ein und zeigt dazu den passenden Ausschnitt aus dem Plan. Die eigens dafür trainierte Bilderkennung läuft auf eigenem Server.
Heute
Die Erkennung ist seit September 2026 im Betrieb, fünf Monate nach dem Auftrag. Die Software liest die Dokumente heute von selbst, Mitarbeiter prüfen nur noch die Vorschläge.
„Er ist überaus zuverlässig und hilfsbereit. Sogar aus seinem Urlaub heraus ist er für uns da. Er beherrscht sein Fach wirklich exzellent. Es gab noch nie eine Aufgabe, die er nicht für uns umsetzen konnte.“
Holger Lehmann, Geschäftsführer
Feste Regeln oder KI
Feste Regeln
- nachvollziehbar
- gleiches Ergebnis bei gleicher Eingabe
- meist günstiger
- für Listen und Berechnungen
KI
- für Scans, Fotos und Freitext
- schlägt vor, ein Mensch prüft
- wo möglich lokal auf Ihrem Server
Was passt, entscheiden wir in der Einschätzung.
So könnte das bei Ihnen aussehen
- Handwerk: Kommen Lieferscheine und Arbeitsberichte als Foto von der Baustelle, könnte die Software Material und Arbeitszeit auslesen und in den Auftrag eintragen.
- Handel: Kommen Rechnungen und Auftragsbestätigungen von Lieferanten als PDF, könnte die Software sie mit der Bestellung abgleichen und nur Abweichungen melden.
- Verwaltung: Kommen Anträge und Formulare per Post oder Mail, könnte die Software die Angaben auslesen. Ein Mitarbeiter würde den Vorschlag prüfen und freigeben.
Drei kleine Automatisierungen aus Kundenprojekten
- Eine Sammelmail am Morgen. Darin sehen Mitarbeiter, was offen ist. Der Rest des Postfachs bleibt ruhig.
- Doppelte Datensätze finden, bevor sie Schaden anrichten. Beim Umzug einer großen Artikeldatenbank fand die Prüfung doppelte Einträge und führte sie zusammen, bevor Partner darauf zugriffen.
- Neuberechnung über Nacht. Kennzahlen stehen morgens fertig, niemand klickt mehr auf „Aktualisieren“ und wartet.
Vom Wareneingang bis zur Abrechnung ohne Papier
Motorrad & Reisen Verlag, Fachverlag mit eigenem Shop und Lager
Der Shop des Verlags verkauft Hefte, Bücher, Karten und Zubehör. Bestellungen, Wareneingang, Lagerbestand und Zahlungseingang wurden an verschiedenen Stellen geführt und von Hand zusammengebracht. Heute läuft alles im Shop zusammen: Lieferungen werden eingebucht, Nachbestellungen vorgeschlagen, Zahlungseingänge automatisch den Bestellungen zugeordnet. Übertragen ließe sich das auf Betriebe, die heute Zahlungseingänge von Hand mit Rechnungen abgleichen.
Aufträge fließen von selbst: Marktplätze und Lager verbinden
iLOPACK, Fulfillment-Dienstleister, Lager und Versand für Händler
Der Dienstleister lagert und versendet Waren für Händler, die auf verschiedenen Marktplätzen und Shopsystemen verkaufen. Jede Bestellung musste den Weg in die Warenwirtschaft finden, jeder Versand den Weg zurück zum Marktplatz. Heute holt eine Schnittstelle je Auftraggeber die Bestellungen ab, Versandbestätigung und Bestände gehen zeitgesteuert zurück. Übertragen ließe sich das auf Händler mit mehreren Verkaufskanälen sowie auf Produktionsbetriebe, die Aufträge heute als Datei oder Mail bekommen.
Warum ich
- Seit 19 Jahren selbstständig
- Über 23 Jahre Webentwicklung
- Informatikstudium RWTH Aachen
- Zend Certified PHP Engineer
- IT-Haftpflicht (exali)
Matthias Gora
Für wiederkehrende Aufgaben nutze ich eigene Werkzeuge:
- Fehler- und Ausfallüberwachung: Auf Wunsch binde ich Ihre Software an die Projektverwaltung an. Fehler im Live-Betrieb werden dann automatisch erfasst und mir gemeldet, auch solche, die Ihre Kunden nicht melden. Ist Ihre Website nicht erreichbar, bemerke ich das ebenfalls.
- Upgrade-Prüfung: Ein Prüfprogramm sucht im ganzen Code nach Stellen, die mit der neuen PHP- oder Laravel-Version nicht mehr laufen. Das spart viel Zeit, die sonst in Handarbeit ginge.
- Projektverwaltung: Als Kunde bekommen Sie Zugang zu meiner Projektverwaltung. Dort sehen Sie zu jedem Auftrag, was ich wann und wie lange gemacht habe. Zu jeder Erweiterung bekommen Sie einen Abschlussbericht mit Screenshots, auf Wunsch auch mit Video.
- KI mit eigenem Regelwerk: KI-Werkzeuge arbeiten bei mir nach einem Regelwerk, das ich selbst pflege. Jedes Ergebnis prüfe ich selbst, bevor es zu Ihnen geht.
Fehler und Haftung
Fehler melden Sie in meiner Projektverwaltung, im Notfall per Telefon. Für Schäden durch meine Arbeit habe ich eine IT-Haftpflichtversicherung.
Automatische Tests
Automatische Tests halten fest, nach welchen Regeln die Automatisierung arbeitet. Ändert sich ein Formular, fällt das meist schon im Test auf. Wie oft eine KI danebenliegt, wird gemessen, unsichere Fälle gibt ein Mensch frei.
Datenschutz
Im Betrieb bleiben Ihre Daten in Ihrer Software und auf Ihrem Server. Für Tests mit echten Daten gilt vorher ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wo KI nötig ist, läuft sie wo möglich lokal auf Ihrem Server. KI-Dienste von Dritten setze ich nur mit Ihrem Wissen ein.
Sicherheit
Ich lege fest, wer was sehen und ändern darf. Vor jeder Übergabe prüfe ich diese Rechte. Auf Wunsch lasse ich Ihr System zusätzlich von einem externen Prüfer testen.
Umstellung ohne Ausfall
Neues läuft zuerst auf einer Kopie Ihres Systems, Ihr Betrieb läuft ungestört weiter. Umgestellt wird erst, wenn alles geprüft ist.
Ein fester Ansprechpartner
Die längste Zusammenarbeit besteht seit über 15 Jahren mit iLOPACK. Was ich mir bei der Einarbeitung erarbeite, bleibt für alle späteren Aufträge erhalten.
„
Wir arbeiten seit 10 Jahren mit Matthias zusammen. Er programmiert das komplette Backend unserer Webseite. Er ist überaus zuverlässig und hilfsbereit. Sogar aus seinem Urlaub heraus ist er für uns da. Er beherrscht sein Fach wirklich exzellent. Es gab noch nie eine Aufgabe, die er nicht für uns umsetzen konnte.
Seit mehr als zwei Jahren arbeite ich mit Herrn Gora sehr erfolgreich zusammen. Er ist in einem umfangreichen Projekt für die Backend-Programmierung und die Entwicklung der Anwendungs-Api zuständig. Herr Gora zeichnet sich nicht nur durch seine exzellenten Programmierkenntnisse aus, er ist zudem auch an der Entwicklung und Anpassung des Softwaredesigns beteiligt.
Dank der erstklassigen Arbeit von Herrn Gora konnten wir in den vergangenen Jahren nicht nur unsere Webseiten stetig ausbauen, sondern darüber hinaus auch viele Prozesse vollständig digitalisieren. Die Zusammenarbeit zeichnet sich aus durch ein Höchstmaß an Expertise, Zuverlässigkeit und Transparenz.
Herr Gora hat sowohl einen besseren Speicherplatz-Anbieter empfohlen, er hat auch den reibungslosen Shop-Umzug dorthin vollzogen und innerhalb kürzester Zeit die Installation der neuen PHP-Version zuverlässig erledigt, obwohl das Shop-System für ihn absolut unbekannt war. Mein Shop konnte durch seine Arbeiten deutlich verbessert werden.
Im Verlauf der vergangenen sechs Jahre habe ich Herrn Gora als effizienten und engagierten PHP Entwickler mit umfangreicher Erfahrung kennengelernt. Zusätzlich zu den hervorragenden Programmierergebnissen hat Herr Gora uns wertvolle technologische Empfehlungen gegeben und uns bei unseren Entscheidungen mit seinem Fachwissen kompetent unterstützt.
Ich arbeite mit Herrn Gora seit mehreren Jahren zusammen und die Arbeit mit ihm ist hervorragend. Er entwickelt und wartet unsere Internetportale. Mit seinem Fachwissen findet er für alle Probleme eine Lösung für uns. Herr Gora ist sehr zuverlässig, engagiert und zügig in seiner Arbeit.
Seit über 15 Jahren ist Herr Gora für unser Unternehmen als PHP Freelancer tätig und wird regelmäßig für unterschiedliche Projekte eingesetzt. Die Wünsche unserer Kunden wurden von Herrn Gora immer präzise und pünktlich umgesetzt. Herr Gora hat maßgeblich zum Erfolg unserer Online-Aktivitäten beigetragen.
Häufige Fragen
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Alles, was nach festen Regeln läuft und heute von Hand gemacht wird. Typisch sind: Daten aus Dokumenten übernehmen, Listen abgleichen, Berichte erzeugen, Erinnerungen verschicken, Daten zwischen zwei Systemen übertragen. Gute Kandidaten erkennen Sie daran, dass jemand jede Woche dasselbe tippt oder kopiert.
Muss ich dafür neue Software kaufen?
Nein. Ich baue die Automatisierung in Ihre vorhandene Software ein. Wo das nicht geht, entsteht daneben ein kleines Programm, das mit ihr Daten austauscht. Rechnet ein KI-Dienst nach Seiten ab, nenne ich Ihnen diese laufenden Kosten vorher.
Wie zuverlässig ist eine KI-Erkennung?
Das hängt von Ihren Dokumenten ab und wird gemessen, nicht geschätzt. Vor dem Start lasse ich echte Beispiele durchlaufen und nenne Ihnen die Trefferquote. Im Betrieb schlägt die Maschine vor, Ihre Mitarbeiter geben frei. Unsichere Fälle landen immer bei einem Menschen.
Was passiert mit unseren Daten?
Im Betrieb bleiben Ihre Daten in Ihrer Anwendung, auf Ihrem Server oder bei Ihrem Hoster. Teste ich mit echten Daten auf einer Kopie Ihres Systems, schließen wir vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Soll ein KI-Dienst eines Drittanbieters Dokumente lesen, besprechen wir das vorher und regeln es vertraglich. Wo es geht, läuft die Erkennung mit eigenen Modellen ohne Drittanbieter.
Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?
Das hängt vom Ablauf ab, die Einschätzung nennt den Termin. Zwei Beispiele: Die Grundversion einer Artikeldatenbank mit Schnittstelle stand nach drei Wochen. Die Erkennung der Kostenpläne ging fünf Monate nach dem Auftrag in Betrieb, mit eigens trainierter Bilderkennung.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Neue Projekte beginnen bei etwa 5.000 €. Ich habe mich auf individuelle Software und gewachsene Systeme spezialisiert. Solche Projekte brauchen Einarbeitung, Planung in Phasen, Tests und eine Abnahme mit Ihnen. Kleiner lässt sich das nicht sorgfältig umsetzen. Für eine kleinere Neuentwicklung ist ein fertiges Programm oft die bessere Wahl. Keine Mindestgröße gilt für bestehende Kunden und für kleine Anpassungen an bestehenden Systemen. Erstgespräch und eine erste Aufwandsschätzung sind kostenlos. Für ein neues Projekt halte ich den Umfang schriftlich fest, darauf beruht das Festpreisangebot in Phasen. Übergabe und Dokumentation sind darin enthalten. Kleine Anpassungen laufen nach Aufwand. Die Betreuung danach rechne ich nach Aufwand ab, auf Wunsch auch über einen Betreuungsvertrag mit festem Monatsbetrag. Für Ihre Planungssicherheit garantiere ich den vereinbarten Stundensatz für mindestens zwei Jahre.
Unsere Software ist 15 Jahre alt. Geht das trotzdem?
Meist ja. Ich arbeite seit Jahren mit gewachsenen Systemen. Oft ist der erste Schritt eine kleine Modernisierung, damit die Automatisierung sicher andocken kann. Was dafür nötig ist, steht in der Einschätzung.
Wer betreut die Automatisierung danach?
Ich. Ändern sich Formulare, Regeln oder Schnittstellen, passe ich die Automatisierung an. Störungen melden Sie in meiner Projektverwaltung. Da an einer Automatisierung oft Einnahmen hängen, bin ich im Notfall auch im Urlaub per Telefon erreichbar. Auf Wunsch erfasst meine Fehlerüberwachung Störungen automatisch.
Reicht nicht ein Workflow-Werkzeug wie Power Automate oder n8n?
Oft ja, wenn Ihre Daten in verbreiteten Programmen wie Microsoft 365 liegen. Liegen sie in einer eigenen oder älteren Software ohne fertige Anbindung, muss jemand diese Anbindung bauen und pflegen. Das würde ich für Sie übernehmen.
Brauchen wir dafür überhaupt KI?
Nicht immer. Viele Abläufe lassen sich mit festen Regeln automatisieren. Das ist nachvollziehbar, liefert jedes Mal dasselbe Ergebnis und ist meist günstiger. KI setze ich dort ein, wo Regeln nicht reichen: beim Lesen von Scans, Fotos oder frei formulierten Texten. Viele Unternehmen möchten keine Daten an Cloud-Dienste wie ChatGPT geben. Deshalb läuft die KI, wo es geht, als lokale KI auf Ihrem Server. Dann verlassen keine Daten das Haus. Was für Ihren Ablauf passt, entscheiden wir in der Einschätzung.
Welchen Ablauf sollen wir uns zuerst ansehen?
Beschreiben Sie gerne in zwei Sätzen, was heute von Hand läuft und wie viele Mitarbeiter daran sitzen. Sie bekommen eine erste Einschätzung, kostenlos und unverbindlich. Ich melde mich innerhalb weniger Stunden bei Ihnen, auch am Wochenende.
