PDF ohne XML
Erzeugt Ihr Shop nur ein PDF ohne eingebettete XML-Datei, ist es keine E-Rechnung, auch wenn das PDF sauber aussieht.
E-Rechnung prüfen: der kostenlose Schnellcheck für XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung oder ZUGFeRD prüfen, ohne Upload: Wählen Sie eine XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF. Der Schnellcheck zeigt Ihnen in Sekunden, welches Format und Profil die Datei hat, ob Pflichtangaben der Norm fehlen und ob die Summen aufgehen. Erkennt er einen Grund, warum die Datei keine E-Rechnung ist, nennt er ihn. Die Datei bleibt auf Ihrem Gerät.
Datei prüfen
Die Datei bleibt auf Ihrem Gerät. Die Prüfung läuft in Ihrem Browser, vom Inhalt der Datei wird nichts gesendet.
Dieser Schnellcheck erkennt Format und Profil, prüft die wichtigsten Pflichtangaben und rechnet die Summen nach. Ob die Datei dem vorgeschriebenen Aufbau und allen Regeln der Norm entspricht, zeigt erst eine Validierung, zum Beispiel mit dem Validator der KoSIT.
Was der Schnellcheck prüft
Der Schnellcheck prüft vier Dinge: Format und Profil, die Pflichtangaben nach EN 16931, die Summen und bei einer XRechnung die zusätzlichen Pflichtfelder.
Vier Prüfungen, direkt im Browser
- Format und Profil: Er erkennt, ob die Datei eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei ist und welches Profil sie hat. MINIMUM und BASIC-WL gelten laut Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 15.10.2025) nicht als E-Rechnung.
- Pflichtangaben: Er prüft die Angaben, die die Norm EN 16931 verlangt, darunter Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Währung, Name und Land von Verkäufer und Käufer, Positionen, Steueraufschlüsselung und Summen. Dazu kommt die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, die § 14 UStG verlangt.
- Summen: Er rechnet nach, ob Positionen, Netto, Steuer, Brutto und der fällige Betrag zusammenpassen.
- Pflichtfelder der XRechnung: Bei einer XRechnung prüft er zusätzlich die Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID), die elektronische Adresse des Käufers, den Kontakt des Verkäufers und die Zahlungsart.
Was der Schnellcheck nicht prüft
Nicht geprüft werden die Einzelregeln der Norm, der Inhalt der Rechnung, die zusätzlichen Angaben nach § 14 UStG und das PDF/A-3-Format. Eine Steuerberatung ersetzt er nicht.
Wofür Sie eine andere Prüfung brauchen
- Einzelregeln der Norm: Die Norm und die deutschen Zusätze enthalten viele weitere Einzelregeln. Alle prüft nur ein vollständiger XRechnung- oder ZUGFeRD-Validator wie der Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) mit der Prüfkonfiguration für XRechnung, ein frei verfügbares Prüfprogramm für Entwickler.
- Inhalt: Ob Preise, Kunden und Steuersätze stimmen, sieht der Schnellcheck nicht. Eine Rechnung mit falschem Steuersatz kann jede formale Prüfung bestehen.
- Angaben nach § 14 UStG: Der Schnellcheck prüft die Pflichtangaben der Norm. Leistungsdatum und vollständige Anschrift verlangt zusätzlich das Umsatzsteuergesetz, sie prüft er nicht.
- PDF/A-3: Ob das PDF einer ZUGFeRD-Datei der Norm PDF/A-3 entspricht, prüft der Schnellcheck nicht.
- Steuerberatung: Der Schnellcheck ersetzt keine Steuerberatung. Fragen zu Pflicht, Frist und Vorsteuerabzug klärt Ihr Steuerberater.
Woran E-Rechnungen aus dem Shop scheitern
Falsches Profil
Liefert Ihr Shop die XML-Datei nur im Profil MINIMUM oder BASIC-WL, fehlen die Rechnungspositionen. Solche Dateien gelten laut Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 15.10.2025) nicht als E-Rechnung.
Summen stimmen nicht
Rechnet Ihr Shop mit Bruttopreisen oder verteilt er Rabatte und Versandkosten anders als die Norm, passen Positionen, Steuer und fälliger Betrag nicht zusammen.
Ab wann die E-Rechnung für Ihren Shop Pflicht ist und was Ihre Webanwendung dafür können muss, steht im Ratgeber E-Rechnung wird 2027 Pflicht. Weitere Themen finden Sie im Ratgeber für Geschäftsführer. Wie ich gewachsene Shops und Webanwendungen im laufenden Betrieb modernisiere, zeigt die Seite Software modernisieren lassen.
Häufige Fragen zum Schnellcheck
Wo kann ich prüfen, ob ich eine echte E-Rechnung habe?
Hier auf dieser Seite: Wählen Sie oben die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF, der Schnellcheck zeigt Ihnen in Sekunden Format, Profil, Pflichtangaben und Summen. Ein einfaches PDF ohne XML-Datei ist keine E-Rechnung, das erkennt der Check sofort. Für die vollständige Prüfung gegen alle Regeln der Norm nutzen Sie danach den Validator der KoSIT.
Wird meine E-Rechnung beim Prüfen hochgeladen?
Nein. Der Schnellcheck liest die Datei in Ihrem Browser. Die Datei verlässt Ihr Gerät nicht, von ihrem Inhalt kommt bei mir nichts an.
Reicht der Schnellcheck, um eine E-Rechnung zu validieren?
Nein. Der Schnellcheck ist kein vollständiger XRechnung-Validator. Er erkennt Format und Profil, prüft die wichtigsten Pflichtangaben und rechnet die Summen nach. Wollen Sie eine E-Rechnung validieren, also gegen alle Regeln der Norm prüfen, zeigt das erst eine Validierung mit dem Validator der KoSIT.
Welche Dateien kann ich prüfen: XRechnung, ZUGFeRD oder PDF?
Sie können eine XRechnung als XML-Datei prüfen, in UBL oder CII (zwei technische Schreibweisen, die die Norm beide zulässt). ZUGFeRD und Factur-X prüft der Schnellcheck als XML-Datei oder als PDF mit eingebetteter XML-Datei.
Was heißt „nicht als E-Rechnung geeignet“?
Die Datei hat kein Format, das als E-Rechnung zählt. Das gilt für ein PDF ohne eingebettete XML-Datei und laut Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 15.10.2025) für ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL sowie für ZUGFeRD vor Version 2.0.1. Steuerlich ist eine solche Rechnung in der Regel eine sonstige Rechnung.
Mein Shop erzeugt keine E-Rechnung, was nun?
Ich prüfe Ihren Shop oder Ihre Webanwendung und sage Ihnen, was fehlt. Schildern Sie mir Ihr System gerne im Kontaktformular.
Shop oder Webanwendung prüfen lassen
Erzeugt Ihr Shop noch keine E-Rechnung oder fällt die Datei im Schnellcheck durch, sage ich Ihnen nach einem Blick in Ihr System, was fehlt und was es kostet.
